部门概况

规章制度

长沙师范学院校团委外联部规章制度

发布时间:2019-09-02作者:校团委

第一章总则

第1条为了健全和完善我校团委外联部的管理制度,促进和保障团委外联部积极健康、蓬勃有序的发展,结合我校实际情况,特制订本办法。
第2条校团委外联部是在学校登记注册具有固定章程的学生团体;是由长沙师范学院在校学生依据兴趣爱好且自愿的原则组成的。实行登记成立,学期注册,活动审批的基本办法。

第3条校团委外联部应严格遵守校团委外联部的规章制度及工作制度。

第4条校团委外联部成员必须严格遵守外联部实务操作流程,非特殊情况不得擅自改变操作流程。

第5条本部门成员必须是具有正式学籍的长沙师范学院在校学生。

第二章校团委外联部

第6条校团委外联部是学校与商家沟通的桥梁,是学校与其他院校、学校各组织之间相互沟通的桥梁,以服务学校、服务同学为基本工作职责。

第7条校团委外联部工作职责:

(一)制定并修改《长沙师范学院校团委外联部规章制度》及其他管理办法。

(二)为学校团委旗下所有活动提供赞助商,保障活动的顺利实施。

(三)代表学校和团委的利益,对内协调各学生、组织之间的关系,加强相互间的交流合作,对外与各兄弟院校、组织广泛联系,与社会各界相互联络,为学校的发展争取支持。

(四)监督本部门的考核工作,并向校团委提出奖惩建议。

(五)负责本部门的工作计划、总结等资料的收集,并及时上交办公室进行归档工作。

第8条校团委外联部必须在《宪法》、各项法律法规和校纪校规许可的情况下进行各项工作的开展,不得进行以营利为目的商业性活动,不得进行影响学生群体的商业性活动,校团委外联部应自觉接受学校团委及学生群体的监督,服从学校工作的全局安排。

第三章工作制度

第9条外联部全体成员要服从部门工作安排、部署,要有大局思想和主人翁意识。

第10条对于部门内部的各种资料须妥善保管,决不能外泄。若有发现,必将严厉惩处。

第11条外出联系商家时,须提前做好充分准备,准备好活动策划和合同,提前告知团委老师,由团委老师审批确定可以进行后在进行下一步流程,外出联系商家时须及时向部长报告商家要求及商家谈论情况。外出拉赞助时,如遇突发事件,必须及时与部长或者副部长取得联系,不得私自做决定。部长或副部长不能解决此问题,需马上联系团委老师,由老师决定。

第12条严格遵守外联部实物操作流程,任何人无权利擅自同商家签订或口头商定任何协定。

第13条每次外出,不允许单独行动,需有两个或者两个以上共同出行。

第14条出访时,要时刻牢记自己代表着学校,必须着装整洁、言谈得体,保持学校及校团委外联部的良好形象。

第15条与人交谈时需要注意所处环境,选择适当的方式方法,绝不可盛气凌人、妄言不知事,但也不可低声下气,注意自己的言辞。

第16条外联部的一切赞助物品及资金归校团委所有,任何人不得擅自动用,需在合同签字后统一支配。

第17条部门人员有义务为部长收集各方面的信息情况,及商家资料并上报部门。

第18条任何人不得作出有损学校及校团委名誉、利益的行为。若查实则会根据《奖惩制度》进行处理。

第19条部门成员本着“热情、主动、自信、诚恳、认真”的原则妥善处理工作中发生的问题。

第四章外联部各成员职责及要求

(一)部长

第20条负责统筹全部工作,负责一些重要的洽谈,主抓创收工作及考核工作,及时了解部门成员的思想动向。

第21条负责外联部工作的整体统筹、监督、指导及总结。学期初指定部门工作计划,并合理安排时间进行实施。

第22条定期主持召开部门例会,及时解决工作中存在的问题,并对近期工作进行小结和部署。听取其他成员的意见和建议,注重成员之间的沟通和合作。

第23条与校团委其他部门协调,每次外联活动开展时与书记办、办公室以及活动负责部门做好交流沟通,向活动主办方、协调部门要取活动策划,对活动进行资金预算。抽调外联部成员配分好各组的任务,为外联部活动开展创造良好的内部环境。

二、副部长

第24条负责收集整理部门内部成员的财务报账票据。

第25条负责外联部各种例会的出席考勤和会议记录。

第26条团结部门内部成员,关心其思想动态及工作、学习态度,及时给予帮助和指导。

第27条协助部长处理相关工作,积极与部长讨论工作及部门内部存在的问题。

第28条主要负责定期组织内部成员的培训,主要包括赞助策划书,合同的拟订培训,以及谈判技巧,公关礼仪知识培训。

第29条完成好部长交办的其他任务。

第30条协调部长做好活动中工作人员的安排。

第31条必须起到良好的监督作用并负责部门内部的考核工作。

三、干事

第32条熟悉校团委外联部的工作,与部门所有成员共同搞好本部门的工作。

第33条在工作中善于发现问题、提出问题和解决问题,不断提高工作能力,完成分配好的任务。

第34条积极参与本部门各项工作,增强主动性,加强与部长、副部长的交流和沟通。

第35条对校团委的公共物品做好维护。

第36条需要报销的项目要注意开好发票,把工作程序正规化。

第37条每次活动、赞助之后需要进行工作总结。

第五章 会议制度

第38条外联部所有成员应按时参加学院召开的例会及工作总结会议,会议主要进行每周工作总结,部长传达上级指示和新的任务,具体安排部门工作和具体活动人员部署。

第39条定期举行会议,并制作会议记录,总结前一段时间的工作有那些不足,为以后工作积累经验。并讨论下一段要开展的各项工作。

第40条在本部门各项活动开展之前都要召开活动准备会,分配任务,要求各成员必须出席。

第41条在开会期间遵守会议制度。成员不得无故缺席、迟到、早退,如有特殊情况,事先请假。每次例会必须严格考勤并如实记录。

第42条由部长或副部长每周召开一次例会,考虑到校区问题可进行线上会议和线下会议。任何人不得无故缺席,会前自动关闭一切闹铃装置,不得影响正常会议。

第43条在工作处理中有任何的问题和疑问可以及时提出,共同解决。

第44条若有紧急情况,可由部长或副部长召开临时会议。

第45条部门成员依次制作外联部各种例会的出席考勤以及会议记录。

第46条开会时需保持会议气氛,不随便讲话,不做与会议无关的任何事情,提高开会效率。

第六章请假制度

第47条根据工作的需要及部门成员的学习生活的特点,特制定《请假制度》

第48条本制度适用于一切外联部成员在日常值勤、各种会议及要求外联部成员参加的一切活动过程中的请假事宜。请假分事前请假和事后请假,二者适用不同规定。

第49条部长、副部长请假的,需本人持书面请假条当面交给书记办,书记办审查后认为请假事由成立,由书记办签字审批;审查后认为请假理由不成立的,不予准假。

第50条干事请假的,需本人持书面请假条当面交给本部部长,本部部长审查后认为请假事由成立的,由本部部长签字批准;审查后认为请假理由不成立的,不予准假。

第51条请假条须于值勤、会议或活动前交给办公室备案。部长等负责人对请假进行监督,方予准假。

第52条没有请假或未被准假而私自不值勤、不出席会议或不参加活动的,按旷勤论,并按《奖惩制度》的有关处罚规定执行。

第53条事后请假仅用于事态紧急或事发仓促,或其他客观上不能按事前请假制度执行。事后请假者,在值勤、会议和活动前向部长和主席的口头请假并在值勤、会议、活动后补交书面假条 ,陈述请假事由。

第54条事后请假需在请假事由结束两天内,由本人持书面请假条当面交给部长或相关负责人,经签字,补假生效。并将假条交部内备案。

第七章财务制度

第55条商家所提供的赞助资金、物品归校团委所有,由校团委统一管理和支配,个人无权私自处理赞助资金和物质。

第56条赞助资金(包括物品折现和网上资金),一经到位,先由相关负责人进行登记,并马上上交到校团委,校团委统一管理和支配,个人不得私自留存,

第57条每一笔出入账须在财务报账中有所体现,并在月末进行结算,记账应做到清晰明了已被审查。

第58条经费的报销凭条一律采取发票,不得乱报和虚报金额,有指定负责人进行审计和监督,报销要严格执行财务纪律。

第59条本部在进行活动时应本着实事求是、节俭的原则,制作经费预算,活动过程必须严格按照预算进行。

第八章 赞助奖励制度

第60条在进行拉赞助活动事宜中,若成功拉到赞助,则按以下规定给予提成:

所拉赞助现金为:

一、500元以下部分提成5%;

二、500-2000元部分提成10%

三、2000-5000元部分提成15%

四、5000元以上部分提成20%

第61条赞助提成归个人所有,其余人无权行使此提成

第62条只有实物赞助的情况下,物品不归部门任何人所有,需上交校团委,由校团委统一分配和管理。

第九章 人事制度

第63条外联部成员选拔坚持公正、公开、平等、择优的原则,依照规定的权限、条件和程序进行。

第64条外联部干部的任用坚持德才兼备、任人唯贤的原则,要求个人能力和工作实绩并重

第65条外联部成员的管理坚持监督约束与奖惩分明的原则。

第66条外联部部长等相关负责人负责外联部的人事综合管理和领导具体实施。

一、外联部干事纳新选拔及任用制度

1.每学年第一学期校历2-3周进行外联部成员笔试及面试。

2.凡是志在外联部发展,为同学作出贡献的品学兼优的学生均有资格参与选拔,有学生工作经验者予以优先考虑。

3.校历第二周新一届外联部成员将进行纳新并提供报名表,参与选拔的学生于校历第二周递交报名表格(原部门干事可于此时递交留职申请,如未递交留职申请则默认自愿离职),参选名单于校历第三周予以公示,校历第三周正式进行各部门干事选拔面试。

4.外联部选拔面试需外联部的新一届部长及新一届全体副部长到场。(提交留职申请的干事无需参加选拔面试但需本人所递交的留职申请经部长及副部长等相关负责人讨论批准)

5.换届选拔面试需遵循公平、公正、公开、择优的原则,校历第三周将录取结果予以公示并由办公室进行人事备案,新入选的干事任期为一年。

二、中期人事调动选拔及任用制度

外联部人事调动是指一学年两学期之间成员离职及职责调动。相关制度如下:

(一)中期离职

1.外联部成员在职期间同一学年第一学期期末或第二学期开学以正当理由向部长或相关负责人递交离职申请书,经部长批准后即可离职。离职后不得提出复职申请。

2.外联部部长或副部长及干事可与在职期间同一学年第一学期期末或第二学期开学前以正当理由向团委办公室递交离职申请书,经团委老师批准后即可离职。离职后不再享受学生干部的各项权利并不得提出复职申请。

3.离职人员名单确定后将予以公示。

4.离职人员需做好交接工作,将自己的职权责任以表格形式报告给部长或相关负责人。

第十章外联部实务操作流程

一、商业赞助内容:

第67条提前做好赞助商情况的前期考察,出具体考察报告,由举办活动的部门向外联部提供详细活动计划书、资金预算书,仔细了解有关活动情况。

第68条由外联部和活动主办部门共同起草拟订可执行的赞助策划。

第69条将可执行的赞助策划和合同,交给团委老师审核,审核同意后,再执行下一步计划。

第70条确定赞助对象方向,着手收集赞助对象联系方式、相关资料等。

第71条赞助的可行性,结合商家提供宣传方式,以及可以给他们带来的宣传效益等,并且及时将活动计划书及活动预算通知对方。

第72条及时和赞助方洽谈赞助合作事宜,但合作条件不得有损校团委及学校的利益,不得与校规校纪冲突。

第73条洽谈成功后,制定详细严谨的合作协议,与商家洽谈具体条款,及时将对方的要求向部门活动负责人汇报。

第74条活动结束后,及时将活动结果反馈给赞助公司,并保持联系以取得长期合作关系。

第75条外联部的工作应该是长期、持续的。平时应多注意学校周围的商家和学生生活息息相关的商家,并尽力与其保持密切联系。

第十一章 奖惩制度

第76条部门工作坚持“奖罚分明”,奖惩制度针对部门全体成员。

第77条有以下情况之一的,可由部长提请书记办审核,作出退出本部门处理。

1.部门成员工作无作为,消极怠工,经教育不改正的。

2.一学期无故缺席部门会议和活动达到3次以上(含3次)

3.受警告及警告以上处分的。

4.违反考试纪律的、考试作弊或违反其他校纪校规者。

第78条有以下情况之一的,必须在部门全体会议上作深刻自我检讨并视情况进行处罚:

1.部门成员因个人主观原因造成重大工作失误,导致严重后果的

2.部门成员违反校、院各项规章制度,受到通报批评的。

3.部门成员因个人行为给部门形象及学校形象和利益造成重大损坏的。

4.不遵守工作纪律,参加会议或者部门活动无正当理由累计迟到达到两次的。

第79条有以下情况之一的,由部长在部门全体会议上给予通报表扬并视情况给予相应奖励:

1.工作认真踏实,积极主动,成绩突出,进步较大的。

2.积极参加校、院各项活动获得名次的。

第十二章 申诉制度

第80条学生干部本部处理措施不服者可依照申诉制度于该人事处理措施生效之日起十个工作日之内向相关负责人提交申诉表格,将视情节予以复核;对复核结果不服者可于复核生效日起五个工作日之内向部长提交二次申诉。复核与二次申诉期间不停止原人事处理措施。以下为部门成员可提出申诉的情况:

1.涉及本人的人事惩罚处分。

2.申请主动离职未予批准。

3.申请留职未予批准。

4.对部门给予本人或他人的奖励怀有质疑。

5.制度规定的其他可提出申诉的其他情况。

第十三章 附则

一、《长沙师范学院校团委外联部规章制度》自发布之日起执行。

二、本制度最终解释权归长沙师范学院校团委外联部。


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